Vooraleer een kind / jongeren wordt opgenomen binnen OVBJ De Witte Berken vindt een intakegesprek plaats met de ouders, het kind / de jongere, de contactpersoon – aanmelder, andere hulpverleners (na overleg), waarin de hulpvragen worden verkend en de werking wordt toegelicht. Na het intakegesprek wordt door de voorziening beslist of de opname al dan niet kan plaatsvinden. Bij een vrijwillige opname is het ook belangrijk dat de jongere/context nog steeds gemotiveerd is om de begeleiding op te starten.

Tijdens de begeleiding zijn er drie personen nauw betrokken bij het hulpverleningsproces:

• De individueel begeleider zal de contactpersoon zijn die het proces samen met de jongere doorloopt en opvolgt en waarbij de jongere terecht kan met alle vragen.
• De psycholoog volgt het emotioneel welzijn van het kind / de jongere op. Dit kan via gesprekken met de psycholoog binnen de voorziening, maar er kan ook contact worden opgenomen met andere diensten ter ondersteuning (vb. CGG, psychiatrische diensten,…)
• De contextbegeleider onderhoudt regelmatige contacten met de context, kinderen en jongeren omtrent het organiseren van bezoeken, contactmomenten, weekends,… Daarnaast gaat de contextbegeleider op huisbezoek bij de context om samen met hen na te gaan wat er moeilijk verloopt en te bekijken hoe problemen in de context of problemen in de relatie tussen het kind / de jongere en de context, doelgericht kunnen aangepakt worden.

In de eerste maand dat een kind / jongere in OVBJ De Witte Berken verblijft, is het vooral de bedoeling elkaar beter te leren kennen, om van daaruit te bepalen hoe het kind / de jongere samen met zijn context best kan ondersteund worden.

Na die eerste maand wordt samen met het kind / de jongere, de context en de contactpersoon - aanmelder een handelingsplan opgemaakt waarin wordt opgenomen aan welke doelen er samen zal worden gewerkt. Deze doelen worden enerzijds door de cliënten en anderzijds door de voorziening geformuleerd.

Regelmatig overleggen de individueel begeleider, psycholoog en contextbegeleider over het verloop van het individueel hulpverleningsproces van elk kind / jongere. De leefgroepsbegeleiders hebben tweewekelijks een teamvergadering omtrent de werking van de leefgroep en het verloop van de hulpverleningsprocessen.

Elke zes maanden wordt in elk individueel hulpverleningsproces een evolutieverslag opgemaakt waarin samen met het kind / de jongere, de context en de contactpersoon - aanmelder wordt bekeken of de doelstellingen al behaald zijn, moeten herbekeken worden of als er nieuwe moeten worden toegevoegd. Indien er geen doelstellingen meer zijn, kan ervoor gekozen worden om de begeleiding af te ronden.